Politique mondiale d’Optos sur le respect de la vie privée
Déclaration d’Optos sur le respect de la vie privée
Dans la présente déclaration sur le respect de la vie privée, nous expliquons comment nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel. La présente déclaration sur le respect de la vie privée s’applique à toutes les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons lorsque vous commandez, achetez ou utilisez nos produits et services, visitez nos sites web, faites appel à notre assistance clientèle ou êtes en contact d’une quelconque manière avec Optos plc.
Optos plc respecte la vie privée et reconnaît que le traitement licite et respectueux des données à caractère personnel constitue une responsabilité sociale importante, et fera tout son possible pour protéger les données à caractère personnel. Ainsi, nous émettons la présente déclaration sur le respect de la vie privée dans le cadre de la Déclaration sur la protection de la vie privée du groupe Nikon, www.nikon.co.jp/main/eng/privacy_policy.htm. Elle s’applique à toutes les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons lorsque vous commandez, achetez ou utilisez nos produits et services, visitez nos sites web, faites appel à notre assistance clientèle ou êtes en contact d’une quelconque manière avec Optos plc. Dans la présente déclaration sur le respect de la vie privée, nous expliquons comment nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel. Nous vous invitons à la lire attentivement.
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Table des matières
2. Les données à caractère personnel que nous collectons et ce que nous en faisons
3. Manière dont nous collectons vos données
5. Mesures de sécurité et conservation des données
6. Transfert international des données à caractère personnel
7. Vos droits
8. Mises à jour de la présente déclaration
9. Coordonnées pour vos demandes relatives au respect de la vie privée.
Nous sommes Optos plc, (ci-après, « Optos ») Queensferry House, Carnegie Campus, Dunfermline, Écosse KY11 8GR Royaume-Uni. Nous faisons partie du groupe Nikon. Conjointement avec Nikon Corporation, Shinagawa Intercity Tower C, 2-15-3, Konan, Minato-ku, Tokyo, 108-6290, Japon, nous sommes responsables de la collecte et de l’utilisation de vos données à caractère personnel décrites dans la présente déclaration. Dans le présent document, les termes « Nikon », « nous », « notre/nos » (selon le contexte) renvoient aux entités juridiques susmentionnées.
Optos plc est un « responsable du traitement », ce qui signifie qu’il nous incombe de décider comment nous conservons et utilisons les informations à caractère personnel vous concernant. La loi sur la protection des données nous oblige à vous notifier les informations de la présente déclaration sur le respect de la vie privée.
Concernant le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités de traitement à l’échelle mondiale, nous avons mis en place un arrangement interne qui définit nos responsabilités respectives afin d’être en conformité avec les obligations imposées par la législation en vigueur sur le respect de la vie privée. En résumé, nous avons établi que si vous souhaitez exercer votre droits, tels que vos droits d’accès, de correction, d’effacement, de limitation au traitement, d’opposition ou de portabilité des données à caractère personnel, ou si vous souhaitez retirer votre consentement ou encore si vous avez des questions au sujet du traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter Optos conformément à la clause 9. Optos et Nikon Corporation se prêteront mutuellement assistance pour s’assurer que vous puissiez exercer vos droits et obtenir une réponse à vos questions.
2. Les données à caractère personnel que nous collectons et ce que nous en faisons
Nous avons détaillé les opérations de traitement des données et les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel dans la « Présentation des activités de traitement d’Optos » figurant à l’Annexe ci-dessous. En résumé, nous utilisons plusieurs systèmes pour vous délivrer des produits et des services. Par exemple, Nikon fournit les produits et services suivants : ophtalmoscopes à balayage laser, systèmes de tomographie en cohérence optique, logiciel d’archivage et de communication d’images, assistance du service clientèle, développement commercial et marketing avant-vente, et assistance produits pour la vente et l’après-vente.
Données sensibles
Certaines données à caractère personnel décrites dans la Présentation de l’Annexe ci-dessous peuvent être considérées comme des « données sensibles » au regard des lois en vigueur sur la protection des données. Par exemple, l’image de la rétine et l’origine ethnique d’un patient peuvent entrer dans la catégorie des données sensibles. Nous avons décrit ces données dans la Présentation des activités de traitement d’Optos et nous les traiterons dans le strict respect des lois en vigueur sur la protection des données.
Nous ne collecterons des informations relatives aux condamnations pénales en examinant le casier judiciaire que si cela est pertinent au regard de la nature de la fonction et lorsque nous sommes en droit de le faire. Le cas échéant, nous collecterons des informations sur les condamnations pénales dans le cadre du processus de recrutement ou nous vous demanderons directement ces informations. En outre, si cela est pertinent pour certaines fonctions, nous vérifierons également les condamnations pénales de manière périodique. Nous utiliserons comme suit les informations relatives aux condamnations et infractions pénales : (1) évaluer l’aptitude à occuper une fonction réglementée ; (2) si cela est nécessaire pour protéger vos intérêts, les nôtres et ceux des autres employés ou pour protéger les clients et autres tiers des risques de vol, de fraude et équivalents ; et (3) si cela est nécessaire en relation avec des poursuites judiciaires. Nous sommes autorisés à utiliser vos informations personnelles de cette manière lorsque cela est nécessaire pour exercer nos droits et obligations en tant qu’employeur.
Fondement juridique
Nikon traite vos données à caractère personnel afin que nous puissions vous fournir nos produits et nos services et satisfaire nos obligations légales, ou si cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes ou pour les intérêts d’un tiers ou sur la base d’un consentement.
Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel pour nos intérêts légitimes ou pour les intérêts d’un tiers, nous prendrons des mesures raisonnables afin de prévenir toute atteinte injustifiée à votre égard. Nos intérêts légitimes sont, par exemple, d’améliorer la livraison de nos produits et services en conservant vos coordonnées, de réduire nos coûts, d’améliorer nos lettres d’information et nos sites web en analysant quels éléments de nos communications vous sont le plus adaptés. Il peut aussi s’agir de sécuriser nos services et installations, notamment pour les finalités mentionnées à l’Annexe. D’autres informations sur les tests d’équilibrage que nous réalisons sont disponibles sur demande. Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel pour satisfaire nos intérêts légitimes ou les intérêts d’un tiers, vous avez à tout moment le droit de vous y opposer au motif de votre situation particulière (voir ci-dessous la clause 7 - Vos droits).
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en suivant les instructions spécifiques relatives au traitement auquel vous avez consenti, en ajustant vos paramètres (si cela est possible) ou en nous joignant comme indiqué ci-dessous à la clause 9 - Coordonnées pour vos demandes relatives au respect de la vie privée.
Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel à d’autres finalités que celles initialement convenues (et que nous nous appuyons sur un fondement juridique autre que le consentement ou le respect des obligations légales pour ces nouvelles finalités), nous vérifierons si le traitement correspondant à ces nouvelles finalités est compatible ou non avec les finalités pour lesquelles les données à caractère personnel ont été initialement collectées. Plus d’informations sur cette évaluation sur demande (voir ci-dessous la clause 7 - Vos droits).
Par exemple, concernant le traitement des catégories spéciales de données, les raisons pour lesquelles nous traitons vos informations médicales sont les suivantes : (1) vous avez donné votre consentement explicite, (2) nous en avons besoin pour nous acquitter de nos obligations légales, (3) ces informations sont nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice, (4) ces informations sont nécessaires pour un motif d'intérêt public important, comme le contrôle de l’égalité des chances.
3. Manière dont nous collectons vos données
La plupart des données à caractère personnel que nous traitons sont des informations que vous nous fournissez sciemment, directement ou par le biais de tiers. Toutefois, dans certains cas, nous traitons des données à caractère personnel que nous pouvons déduire d’autres informations que vous nous avez fournies, ou qui découlent de nos interactions avec vous, ou des données à caractère personnel vous concernant que nous recevons d’une société du Groupe ou d’un tiers, éventuellement à votre insu (voir ci-dessous la clause 4 et l’Annexe).
Si vous refusez de fournir les données à caractère personnel que nous demandons pour l’exécution d’un contrat ou la satisfaction d’une obligation légale, nous risquons de ne pas pouvoir vous fournir tout ou partie des services que vous nous avez demandés.
Optos plc et ses filiales traiteront certaines de vos données à caractère personnel au niveau local. Toutefois, du fait de notre envergure internationale, une grande partie de nos activités commerciales est susceptible d’être réalisée en traitant ou en consolidant les informations qui vous concernent dans des bases de données et des systèmes spécifiques ou centralisés se trouvant dans des sites spécifiques sécurisés à travers le monde. Par conséquent, il est possible que vos informations soient partagées avec d’autres entités au sein du Groupe Nikon. Toutefois, chaque société du Groupe Nikon et ces autres systèmes et bases de données collecteront, recevront, utiliseront, partageront ou traiteront ces données à caractère personnel dans le strict respect des lois en vigueur, de la présente déclaration sur le respect de la vie privée et de notre Déclaration sur la protection de la vie privée du Groupe Nikon www.nikon.co.jp/main/eng/privacy_policy.htm. Par ailleurs, nous appliquons en interne une politique de restriction d’accès concernant le traitement des données à caractère personnel. Seul un groupe restreint de personnel Nikon autorisé, selon le principe du « besoin d’en connaître », peut accéder à vos données à caractère personnel.
En règle générale, nous ne partageons pas vos données à caractère personnel en dehors du Groupe Nikon. Nous pouvons néanmoins les partager avec des tiers de confiance qui exercent des fonctions commerciales pour nous ou nous fournissent des services. Tous ces tiers seront tenus de protéger de manière appropriée vos données à caractère personnel, en étant soumis à des accords qui correspondent aux exigences des lois en vigueur. Vos données à caractère personnel peuvent également être partagées à des fins d’enquête et pour vérifier les antécédents (par ex., divulgation afin de prévenir le crime ou la fraude, pour répondre à l’ordonnance d’un tribunal ou pour respecter la loi).
5. Mesures de sécurité et conservation des données
Nikon assurera la sécurité de vos données à caractère personnel conformément à nos politiques informatiques et de sécurité de façon à ce qu’elles soient protégées contre une utilisation non autorisée, un accès non autorisé, et des modifications, une perte ou une destruction illicites. Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées plus longtemps que cela est nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été obtenues, y compris le respect des obligations légales et fiscales et la résolution de tout litige. Nous avons précisé les périodes spécifiques de conservation des données dans le Présentation des activités de traitement d’Optos à l’Annexe ci-dessous.
6. Transfert international des données à caractère personnel
Étant donné la dimension internationale de notre société, vos données à caractère personnel peuvent être transmises aux entités Nikon et à des tiers de confiance dans des pays situés en dehors de l’Espace Économique Européen dont les lois peuvent ne pas offrir le même niveau de protection de vos données à caractère personnel. Si nécessaire, Nikon veillera à ce que les garanties appropriées soient en place afin de respecter les exigences liées au transfert international des données à caractère personnel en vertu des lois en vigueur. Concernant le transfert des données à caractère personnel en dehors de l’Espace Économique Européen, Nikon aura recours aux mécanismes approuvés par la Commission tels que l’auto-certification du Bouclier de Protection des Données (Privacy Shield) et aux clauses contractuelles types pour le transfert « de responsable du traitement (UE) à responsable du traitement (hors UE/EEE) » de la Décision 2004/915/CE (voir l’article 46 du RGPD). Si vous souhaitez recevoir une copie de ces garanties, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées dans la clause 9 - Coordonnées pour vos demandes relatives au respect de la vie privée.
7. Vos droits
Vous pouvez nous contacter (voir la clause 9 - Coordonnées pour vos demandes relatives au respect de la vie privée) afin d’exercer tout droit dont vous disposez en vertu des lois en vigueur sur la protection des données, à savoir : (i) le droit d’accéder à vos données, (2) le droit de les rectifier, (3) le droit de les effacer, (4) le droit de restreindre le traitement de vos données, (5) le droit de recevoir un dossier contenant vos données à caractère personnel, (6) le droit de vous opposer à leur traitement, et, lorsque nous avons demandé votre consentement, le droit de retirer ce consentement. Ces droits seront limités dans certaines situations. Par exemple, nous refuserons votre demande d’accès lorsque cela est nécessaire pour protéger les droits et la liberté d’autres individus ou l’effacement de vos données à caractère personnel si leur traitement est nécessaire au respect des obligations légales. De même, le droit de portabilité ne s’applique que si vous n’avez pas vous-même fourni les données à caractère personnel ou si nous les traitons sur un autre fondement juridique que votre consentement ou l’exécution d’un contrat.
Si vous souhaitez exercer vos droits, les coordonnées pour l’envoi de votre demande sont indiquées à la clause 9 - Coordonnées pour vos demandes relatives au respect de la vie privée. Veuillez noter qu’il est possible que nous vous demandions des informations complémentaires afin de confirmer votre identité. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès du Bureau du commissaire à l’information du Royaume-Uni.
Vous pouvez aussi nous contacter pour toute question, remarque ou plainte en relation avec la présente déclaration sur le respect de la vie privée.
7.1. Droit d’accès
Vous pouvez nous demander si vous traitons ou non certaines de vos données à caractère personnel et, le cas échéant, obtenir l’accès à ces données sous la forme d’une copie. Lorsque nous répondons à une demande d’accès, nous vous donnons également des informations complémentaires, comme les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel concernées ainsi que d’autres informations nécessaires afin que vous puissiez exercer l’essence de ce droit.
7.2. Droit de rectification
Vous avez le droit de faire rectifier vos données si elles sont inexactes ou incomplètes. Sur demande, nous rectifierons les données à caractère personnel inexactes vous concernant et, en tenant compte des finalités du traitement, nous complèterons les données incomplètes, ce qui peut vous amener à devoir nous fournir une déclaration complémentaire.
7.3. Droit à l’effacement
Vous avez également le droit de faire effacer vos données à caractère personnel, ce qui signifie que nous devons les effacer de même que, si possible, tout autre responsable du traitement à qui nous avons communiqué vos données. L’effacement de vos données à caractère personnel n’est possible que dans certains cas, prévus par la loi et spécifiés à l’article 17 du Règlement européen sur la protection des données (RGDP). Cela comprend les situations dans lesquelles vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités initiales pour lesquelles elles sont été traitées ainsi que les situations dans lesquelles elles ont fait l’objet d’un traitement illicite. En raison du mode de fonctionnement de certains de nos services, l’effacement des copies de sauvegarde peut prendre un certain temps.
7.4. Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de faire restreindre le traitement de vos données à caractère personnel, ce qui signifie que nous suspendons le traitement de vos données pendant une certaine période de temps. Les circonstances susceptibles d’entraîner ce droit sont notamment les situations dans lesquelles l’exactitude de vos données à caractère personnel a été contestée, mais un délai nous est nécessaire pour vérifier leur (in)exactitude. Ce droit ne nous empêche pas de continuer à conserver vos données à caractère personnel. Nous vous informerons de la levée de la limitation.
7.5. Droit de recevoir votre dossier (portabilité des données)
Votre droit à la portabilité des données signifie que vous pouvez nous demander de vous fournir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données directement à un autre responsable du traitement, lorsque c’est techniquement réalisable. Sur demande et si cela est techniquement réalisable, nous transmettrons directement vos données à caractère personnel à l’autre responsable du traitement.
7.6. Droit d’opposition
Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, c’est-à-dire de nous demander de ne plus traiter vos données à caractère personnel. Cela ne s’applique que si les motifs légitimes (y compris le profilage) constituent la condition de licéité du traitement (voir plus haut le paragraphe « Fondement juridique »). À tout moment, et sans frais, vous pouvez vous opposer au marketing direct si vos données à caractère personnel sont traitées à de telles finalités, qui incluent le profilage dans la mesure où il est lié à ce marketing direct. Si vous exercez ce droit, nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel à ces fins.
8. Mises à jour de la présente déclaration
La dernière mise à jour de la présente déclaration date du 06 février 2019 et elle remplace les versions antérieures. Nous la mettrons à jour en tant que de besoin et nous vous notifierons toute modification importante.
9. Coordonnées pour vos demandes relatives au respect de la vie privée.
Optos plc - Service conformité
Queensferry House, Carnegie Campus, Dunfermline, Écosse KY11 8GR Royaume-Uni
dpo@optos.com (pour les demandes en français)
Téléphone : +44 (0)1383 843350 (pour les demandes en anglais)
Responsable de la protection des données
The DPO Center Ltd, 50 Liverpool Street, Londres, EC2M 7PY,
Téléphone : +44 (0)203 7976340
Vous pouvez également gérer les communications que vous souhaitez recevoir d’Optos à la page suivante : https://www.optos.com/fr/landing-pages/manage-your-email-preferences/
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